W pierwszej kolejności należy wypełnić formularz Podmiot przekazujący informacje, który jest dostępny po wybraniu z menu Dane opcji Dane podmiotu.
W formularzu znajdują się dane o podmiocie przekazującym informacje oraz dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za ich przekazanie. Bez uzupełnienia tego formularza nie jest możliwy eksport danych w postaci plików CSV lub XML. Po uzupełnieniu danych w formularzu Podmiot przekazujący informacje import danych możliwy jest tylko wtedy, gdy dane podmiotu są zgodne z danymi podmiotu z pliku CSV lub XML.
Aplikacja umożliwia automatyczne wprowadzenie danych podmiotu poprzez wyszukanie nazwy podmiotu w polu Nazwa. Po wpisaniu dowolnego ciągu znaków z nazwy podmiotu i naciśnięciu na symbol lupy pokaże się lista podmiotów, które w nazwie mają dany ciąg znaków. Wystarczy wybrać właściwą, a dane identyfikacyjne i lokalizacyjne podmiotu zostaną w formularzu automatycznie uzupełnione.
W przypadku ręcznego wpisywania danych o podmiocie, należy skorzystać z z Asystenta uzupełniania w polu Miejscowość oraz Ulica. Po uruchomieniu asystenta np. w polu Miejscowość i wpisaniu dowolnego ciągu znaków, program wyświetla listę miejscowości zawężoną do wpisanego ciągu znaków, z których użytkownik może wybrać właściwą. W analogiczny sposób uzupełnia się dane dotyczące pola Ulica.
Walidacja tego formularza wykonuje się po naciśnięciu klawisza Zapisz. W razie nieprawidłowości, komunikaty o błędach pojawiają się przy odpowiednich polach lub na górze formularza.
Do wprowadzania danych o infrastrukturze, usługach i planach inwestycyjnych przeznaczono 14 arkuszy, dostępnych w formie zakładek:
W arkuszach tych tryb wprowadzania danych uruchamia:
Nawigacja po komórkach arkuszu odbywa się przy użyciu myszki, klawisza Tab/Shift+Tab oraz strzałek.
Dla ułatwienia wypełnienia komórek arkusza wprowadzono podpowiedzi pól słownikowych. Po wybraniu odpowiedniego pola i naciśnięcia znajdującej się przy nim trójkąta istnieje możliwość wybrania właściwej wartości słownikowej z listy rozwijanej.
Dla takich pól jak: Województwo, Powiat, Gmina, Miejscowość, Kod TERC, Kod SIMC, Ulica czy Kod ULIC dostępna jest funkcja Asystenta uzupełniania. W przypadku, gdy w miejscowości istnieje ulica niewystępująca w TERYT, należy wpisać jej nazwę zgodnie ze stanem wiedzy osoby wypełniającej. Nazwę należy poprzedzić cechą np.: ul. . W tym przypadku w pole Kod ULIC należy wpisać wartość 99998. Jeżeli w miejscowości nie ma ulic z nazwami, wymagane jest podanie w polu Ulica wartości BRAK ULICY, a w polu Kod ULIC wartości 99999. W przypadku, gdy w zakładce występują pola dotyczące współrzędnych geograficznych, zalecane jest ich uzupełnienie. Podanie nazwy ulicy i numeru porządkowego nie jest wymagane dla budynków, budowli lub nieruchomości nieposiadających przypisanego numeru porządkowego, a dla których podano współrzędne. W przypadku budynków, budowli lub nieruchomości nieposiadających numeru porządkowego podawana jest miejscowość w obrębie lub pobliżu, której mieści się budynek bez numeru porządkowego. Wymagane wówczas jest podanie współrzędnych lokalizacji budynku. Należy podać współrzędne Ф i λ lokalizacji zgodne z systemem WGS-84 (World Geodetic System 1984). Współrzędne powinny być podane w stopniach i ułamkach dziesiętnych stopnia. (np. 52.0595 N i 21.3864 E). W przypadku budynków, budowli lub nieruchomości bez przypisanego numeru porządkowego znajdujących się na nieruchomości, przylegających lub znajdujących się w bezpośredniej bliskości do budynków lub nieruchomości z numerem porządkowym można podać adres przyległego budynku, budowli lub nieruchomości.